Brein alarm! Pas op afleidingen!
De gemiddelde professional wordt op kantoor eens per 3-5 minuten gestoord in zijn werkzaamheden.
Ons brein is uitgerust om op iedere afleiding, pratende collega, bliep, ping, trilgeluid, app melding of e-mail popup onbewust of bewust te reageren. Want stel je voor dat er gevaar dreigt!
Afhankelijk van de duur van de afleiding ben je meer of minder bewust afgeleid. Dit heeft effect op je concentratie en focus van dat moment. Ook onbewuste afleidingen hebben invloed op je concentratie.
Het gevolg is dat gebrek aan concentratie fouten in de hand werkt, je minder tijd voor je werk hebt en daarmee gaat de kwaliteit van je werk achteruit. De cijfers liegen er niet om. Elke verstoring die meer dan 3 seconden duurt kost je minimaal een minuut of 10-15 om weer op hetzelfde concentratie niveau te komen en levert al 2 keer zo veel fouten op.
Hoe kun je dan de taken waar je je hoofd bij nodig hebt, toch goed uitvoeren?
Werk verplaatsen
Het effect is dus, dat steeds meer professionals op rustige werktijden naar kantoor gaan, het “vroeg beginnen – laat eindigen” principe.
Of thuis gaan werken, als daar de omgeving rustig is. Kantoor wordt zo steeds meer een plek voor interactie, samenwerking en overleg en steeds minder geschikt voor werkzaamheden waar concentratie en gerichte aandacht voor nodig is.
Een andere vorm van werk verplaatsen is het gebruik maken van stille werkplekken, in een andere ruimte, voor zover die op kantoor aanwezig zijn.
Afspraken maken en samen handhaven!
Natuurlijk kun je ook afspraken maken over het uitzetten van meldingen.Of gedegen afspraken over het voeren van telefoongesprekken op andere plekken dan in de open kantoortuin. Afspraken over stille werkuren, op bepaalde dagen, kan ook een goede manier zijn om afleidingen in te perken.
Maar dan ben je er nog niet. Want afspraken maken betekent ook dat je een en ander gezamenlijk handhaaft. Dus ook die ene lastige collega aanspreekt, die tussentijds allerlei vragen door de ruimte roept. Of de leuke collega, die zijn telefoon (heel irritant) op de trilstand op zijn bureau laat liggen, verzoekt hem uit te zetten.
En daarmee niet wacht tot het management het bespreekt.
Regel je storingen zo!
Maar het begint natuurlijk met hele slimme maatregelen in je persoonlijke organisatie.
Ten eerste manage je je meldingen. Moet je echt overal (?) altijd (?) op elk bericht direct(?) reageren? Dragen alle meldingen bij tot het verbeteren van je werk?
In welke mate sta ik de ander toe mijn dagindeling bepalen? Hoe verslaafd ben je aan al die appjes, tweetjes, e-mails en verstoringen?
In elke app, elk systeem kun je de meldingen uitzetten. Dat is het eerste waar je naar kijkt als je een nieuwe app of nieuwe software aanschaft. Hoe reguleer ik de meldingen? Zo blijf je de baas over je apparatuur.
Wil je toch je meldingen aan laten staan, installeer dan de Freedom app, daarmee kun je alle meldingen en internet gebruik tijdelijk uitzetten.
Manage verwachtingen, en houd je eraan!
Daarnaast voed je klanten en collega’s op. Informeer je ze over je bereikbaarheid. Maar geef je ook aan wanneer je niet bereikbaar bent, maar wel hard aan het werk bent voor je opdrachtgever.
Leg uit hoe snel je reageert op mail. Maar ook wat men moet doen als er echt haast bij is.
Communiceren dus. Zodat de ander weet wat hij van je kan verwachten.
De meeste mensen geven de voorkeur aan “duidelijk en goed”, in plaats van “snel en minder goed”.
Makkelijk gezegd?
Ja inderdaad het lijkt niet zo moeilijk, maar wees gerust.
Dit is waar menig professional dagelijks mee worstelt. Je bent echt niet de enige.
Hoe houd je je aan de goede keuzes, wat is gepast, wanneer kan dat wel, wanneer kan het niet. Wat wil de ander? Wanneer haal je het beste uit jezelf?
Oefenen met nieuwe vaardigheden om afleidingen te voorkomen is best lastig.
Zeker als het werk gewoon door gaat. Of collega’s niet meewerken.
Afspraken maken en verwachtingen managen is op voorhand best veel werk.
Maar nog altijd minder dan de minimaal 2 uur per dag, die menig professional kwijt is aan al die verstoringen gedurende zijn werkdag!
Aan jou de keus!
Kom je er zelf niet uit? Of wil je met je team betere kwaliteit leveren door meer rustige werktijd te creëren? Is je dat tot nu toe nog niet gelukt? Neem dan contact met ons op.
Wij helpen je er graag bij!
