Vergaderingen voorbereiden, dossiers up-to-date houden en afspraken maken met klanten: taken die jij als secretaresse voorheen voor je rekening nam.
Tegenwoordig doen directieleden en managers steeds meer zelf.
De vergaderstukken zijn beschikbaar in de cloud, dossiers zijn altijd en overal digitaal toegankelijk en iedereen maakt zelf afspraken en beheert zijn eigen agenda.
Zelfsturende teams worden in veel organisaties gemeengoed. En je rol als secretaresse verandert.
Hoe zorg je ervoor dat jij als secretaresse in een digitale werkomgeving van toegevoegde waarde blijft?
Secretariaat als zelfsturend team
Traditiegetrouw werkt het secretariaat vraaggestuurd. Tegenwoordig wordt van het secretaresses of support afdelingen verwacht steeds meer zelfsturend en initiatief te tonen.
Een zelfsturend secretariaat kan zelf de toegevoegde waarde voor de organisatie duidelijk maken. Wellicht krijg je al een budget waarmee je je eigen afdeling moet financieren en word je verantwoordelijk gehouden voor de prestaties van het team?
De rol van secretaresse herijken
De snel veranderende werkomgeving, de digitalisering, de flexibilisering en de steeds groter wordende rol van (social) media vragen om een herijking van de functie van secretaresse.
Niet alle taken van het secretariaat kunnen door de directieleden en managers worden overgenomen. Tenslotte behoren het slim uitvoeren van allerlei ondersteunende werkzaamheden en het soepel laten lopen van allerlei werkprocessen niet direct tot hun expertise, maar wel tot die van jou!
Afspraken maken met meerdere klanten, vergaderingen afstemmen, notuleren en het bijhouden en stroomlijnen van allerlei gegevens in de digitale systemen zijn taken die jij als secretaresse / office manager als geen ander kan. Inzicht in procesoptimalisering en het bijdragen aan het verbeteren van de interne organisatie in een flex-omgeving, vraagt ook van jou aanvullende vaardigheden.
Vaardigheden Secretaresse
in een digitale werkomgeving
Hoe kun jij jouw professionals ondersteunen
in een werkomgeving die steeds meer digitaal wordt?
- Eigen jezelf een proactieve rol toe in veranderende processen.
- Zorg dat je op de hoogte bent en blijft van interessante (digitale) ontwikkelingen en neem initiatief.
- Neem de regie over processen die vast (dreigen te) lopen en wacht niet af.
- Bemoei je met digitale samenwerking. Van begin tot eind.
- Ontwikkel je signaalfunctie. Communicatie gedoe tussen collega’s, ondermijning van processen, of signalen van inefficiëntie worden door jou vaak als eerste opgemerkt. Doe er wat mee!Zo ontwikkel je je als secretaresse en blijf je in een digitale werkomgeving van waarde!
Nieuwe verantwoordelijkheden secretaresse
Het is het goed na te denken over de schakel die je kunt zijn tussen de IT-afdeling en de directieleden, managers en professionals op de werkvloer. Jij weet als geen ander hoe verandering van werkprocessen inhakt op de gewoontes van professionals en waar ondersteuning nodig is om deze werkprocessen zo slim mogelijk in te richten.
Daarvoor moet je dus visie en vaardigheden ontwikkelen. Waarbij je de verantwoordelijkheid neemt om jouw professionals te instrueren in slim gebruik van nieuwe systemen of werkmethodieken. Waarmee je de nodige ondersteuning biedt om het werk makkelijker te maken.
Dat geeft stof tot nadenken over welke nieuwe skills en vaardigheden een secretaresse nodig heeft om van toegevoegde waarde te blijven voor de organisatie.
Wat doe je nog zelf, waarin moet zelf bijgespijkerd worden en wat moet je leren aan de professionals op de werkvloer? En als je ze iets moet leren, hoe doe je dat dan
Ben je secretaresse en wil je meer informatie over onze cursus via het Secretary Management Institute?
Liever een incompany training voor je eigen team van secretaresses of je afdeling office support?
Laat je gegevens achter en we nemen contact op voor een passend aanbod!
