Organisaties hebben in 2020 in razend tempo een aantal veranderingen door moeten voeren rondom vergaderen en ontmoeten.
Via Zoom of Teams, Web-ex of Skype for business zijn online meetings een normaal verschijnsel in de huidige bedrijfsvoering geworden en deze vorm van ontmoeten en vergaderen zal niet verdwijnen als de coronamaatregelen niet meer nodig zijn.
Hybride vergaderen, andere afspraken.
Hybride vergaderen is de vorm waarin een aantal collega’s op locatie en een aantal collega’s via een online verbinding een vergadering bijwonen. Dat vraagt om andere manieren van omgang en andere vergaderafspraken dan in een vergadering op locatie.
Een aantal organisaties heeft inmiddels ook de voordelen ervan in gezien.
Duurzamer, minder reistijd en minder belastend voor de medewerker.
Vergaderhygiene
Helaas vraagt hybride vergaderen om een aangepaste vergaderhygiene. Dat is een gek woord…maar wel van toepassing op deze manier van vergaderen. Hybride vergaderen is niet een gewone vergadering die je even online inschiet en dan maar ziet wie er online of op kantoor mee doet. Het vraagt wat van de deelnemers, maar ook van de voorzitter, notulist en de nieuwe rol van facilitator.
Workshop Hybride vergaderen
De manier van vergaderen vraagt nogal om wat aanpassingen. Om medewerkers bewust en effectief te leren vergaderen in een hybride situatie hebben we een workshop Hybride vergaderen ontworpen.
In een workshop van 2 uur neemt Astrid Haveman, business organizer bij Master of Workflow je mee in een prettige werkwijze voor hybride vergaderen.
Dit komt aan bod:
Wanneer beleg je een hybride vergadering? Hoe bepaal je de inhoud?
Hoe zorg je ervoor dat de online collega’s betrokken blijven?
Hoe voorkom je schermmoeheid en hoe creëer je nabijheid, ook al zit een deel van de collega’s niet in dezelfde ruimte?
Welke manieren van verbinding maken, overleg, brainstormen en samenwerken ga je gebruiken in je hybride vergaderingen?
Wat zijn de belangrijke voorwaarden?
Hoe leid je zo’n vergadering?
En welke rollen heb je tijdens de vergadering nodig.
Natuurlijk… komen ook de technische kanten kort aan bod.
Na deze workshop heb je als team genoeg handvatten om ook jullie hybride vergaderingen slim, effectief en prettig in te richten.
Meer weten?
Neem contact op via astrid@masterofworkflow.com. Ze vertelt je er graag meer over.
