De effectiviteit van nieuwe software
Sommige organisaties denken dat nieuwe software “organisatorische problemen” op kan lossen.
Er zijn prachtige ontwikkelingen in software voor planning, communicatie, organisatie en archiveren.
Mogelijkheden te over om organisaties te verbeteren. Maar de invoering van nieuwe systemen vraagt wat van medewerkers, weet ik als business organizer.
Het vraagt tijd om te wennen aan de look en feel van een nieuw programma, het afleren van oude routines en het aanleren van nieuwe. Tijd om het motiveren van medewerkers en het inoefenen van nieuwe vaardigheden. Tijd om na te denken over de beste manier waarop de software ingezet gaat worden. Tijd om te oefenen.
En ruimte om fouten te maken en er beter in te worden.
De ijsberg van effectief gedrag
Het zou natuurlijk fijn zijn als je nieuwe software in een organisatie introduceert en de relevante gebruikersinstructies krijgt van een gebruiker die goed kan uitleggen. Het liefst iemand in de organisatie die de processen en de cultuur van de organisatie begrijpt.
In de hoop dat er vanaf dag 1 effectief gebruik van wordt gemaakt en iedereen vrolijk aan de slag gaat en het werktempo er niet onder lijdt.
Dat zou een wereld aan ongenoegen, frustraties en wanhoop schelen. Want helaas, de realiteit is vaak stukken weerbarstiger.
Nieuwe software vraagt om nieuw gedrag. Of bijstellen van oud gedrag. Dan komen de 3 peilers van gedrag in zicht.
Kennis over de nieuwe mogelijkheden en onmogelijkheden.
Motivatie om de software te gaan gebruiken en weerstand te overwinnen.
Vaardigheden waardoor je handig wordt in het gebruik.
Kennis: eenvoud waar het moet, moeilijk waar het kan.
Daar gaat het vaak al fout. De leverancier levert een trainer, die idolaat van het product is en alle in’s en out’s kent. Maar zijn doelgroep niet zo goed in kaart heeft. En de basiskennis van de doelgroep ook niet.
Uiteraard zit er net in jouw groep een collega met kennis van zaken, die juist het naadje van de kous wil weten. Prachtig voor de trainer die zijn expertise helemaal kwijt kan, maar niet zo fijn voor de gemiddelde medewerker die zijn best doet de basis te begrijpen. Voor je het weet gaat alle aandacht tijdens de training naar bijzondere foefjes die je nauwelijks gaat gebruiken.
Documentatie en support a.u.b.
Leren doen we door de lesstof op allerlei manieren tot ons te nemen. Horen, lezen, vertellen, uitleggen, kijken, vragen, oefenen. Daarvoor hebben we in opleidingen leerboeken, oefenboeken en oefensituaties, video instructies en oefengames voor handen.
De meeste software wordt zonder uitgebreide documentatie geleverd en als die er al is, moet je hem ophalen van een website, of uit de software (die je nog niet begrijpt.) Als je mazzel hebt krijg je een Powerpoint uitdraai zonder tekst, met schema’s!
Dat is niet voor iedereen handig. Veel medewerkers willen de training terug kunnen lezen. En makkelijk kunnen vinden. Vaak gewoon op papier. Of even oefenen met een collega.
Een persoon een vraag kunnen stellen. Al is het die slimme collega die het wél weet.
Motivatie : de optelsom van ervaringen
Zonder motivatie wordt gedrag nooit effectief.
Wellicht heb je ervaringen met software die minder goed verliepen. Of heb je een zelfbeeld dat wat onzeker is? Zie je nut en noodzaak helemaal niet in van al die veranderingen? Heb je het al zo druk!?
Of ga je er vanuit dat ook deze verandering wel weer op niks uit zal lopen, en werk je gewoon met de oude methodiek.
Denken en opvattingen belemmeren vaak effectief gedrag. En zijn vaak een afgeleide van vorige ervaringen.
Vaardig door te oefenen.
Iets willen en de kennis hebben wil nog niet zeggen dat je het ook kan.
Ik weet best wat van paardrijden, het lijkt me prachtig goed te kunnen rijden, maar ik val op de een of andere manier steeds weer van dat paard af. Ik zal dus nooit een goede amazone worden. Want door dat vallen oefen ik niet graag.
En dat wat je niet oefent wordt nooit routine en dan word je er ook niet beter in.
De enige manier om goed te worden in iets is: oefenen. Door oefenen ontstaat routine.
En routinematig gedrag kost het minste energie.
Daarom is er ruimte en tijd om te oefenen nodig.
En plezier om te oefenen.
Maar ook de rust om af en toe niet te oefenen. 🙂 Heel belangrijk, want dan kan de kennis en vaardigheid indalen.
