Goede voornemens,
‘Na mijn vakantie ga ik het anders aanpakken. Ik wil meer grip op mijn werk en ik ga vanaf nu beter plannen en wil meer rust.’ Je hebt het je vast weleens vaker voorgenomen. Minder stress, meer overzicht en eindelijk eens die rommel op je bureau opruimen. Je wilt je tijd op je werk beter indelen, zodat je werk en privé beter in balans komen. Minder ad hoc werken, zodat er voldoende tijd is. Dit najaar moet het toch echt gaan lukken!
Oude gewoontes…
Maar dan is het maandagochtend, je hebt je voorgenomen om twee uur te besteden aan het maken van een offerte voor een nieuwe klant. Eenmaal op je werk is er een onverwacht teamoverleg en om 9.30 uur kun je pas achter je computer. Zoals gewoonlijk begin je daar met het wegwerken van je mail. Je beantwoordt tussendoor nog een vraag van een belangrijke klant en je schiet even je collega te hulp, die met een lastig probleem zit. Voor je het weet is het 11.30 uur. Nog tijd om die offerte op te stellen? Niet echt meer. Je moet de vergadering van 12.00 uur immers ook nog voorbereiden?!
Morgen ga je het opnieuw te proberen. Echt!
Maar de volgende ochtend blijken andere zaken toch weer belangrijker dan je eigen planning. Grip op je werk lijkt een illusie.
Terwijl je je nog zo had voorgenomen om het dit keer anders aan te pakken!
Waarom lukt dat dan niet?
Op je werk is er helaas niets veranderd.
Het werkt natuurlijk niet echt, als jij net hebt bedacht het eens helemaal anders te doen. De collega’s, het werk en de klanten gedragen zich allemaal als voorheen, waardoor je logischerwijs weer vervalt in je oude patronen. Goede voornemens zijn dan lastig vol te houden.
Dat moet toch zeker anders kunnen?
Meer grip op je werk
We hebben er allemaal last van. Soms heb je niet helder voor ogen wat prioriteit heeft voor jou. Je zegt te vaak ja, terwijl nee of later, een beter antwoord is. Hierdoor raakt je agenda overvol en heb je niet genoeg tijd om alles goed voor te bereiden.
Om meer grip op je werk te krijgen, zijn simpele oplossingen het beste. Deze oplossingen lijken vaak logisch, maar omdat we gewend zijn aan ons oude gedrag waarin dit soort oplossingen ontbreken, is verandering toch lastig. Je kunt meer grip krijgen op je werk door bij ieder voornemen het beter te doen, onderstaande voorwaarden vast te houden.
Grip op je werk, het kan echt!
De offerte moest eruit, maar je hebt je je tijd grotendeels door anderen laten bepalen.
Het teamoverleg, de klant, je collega die jouw hulp nodig had en door de vergadering die je nog niet had voorbereid, schreeuwden om aandacht.
Met gebruik van de 4 belangrijke voorwaarden had je grip kunnen houden op je voornemen de offerte uit te werken. Zo dus:
- Kennis: Je weet dat je brein getriggerd wordt tot actie door de eerste handeling van elke werkdag: het openen van je agenda! Uiteraard staat de taak ‘offerte maken’ erin! Duidelijk dat je twee uur hebt ingepland voor het maken van een offerte. Na het teamoverleg was er nog twee uur over, tijd genoeg dus.
- Motivatie: je wilt zelf je werkvolgorde bepalen en dus open je je mailprogramma niet, dus kun je aan de slag met de offerte. De mail komt later.
- Vaardigheden: je weet dat je tijd nodig hebt om te oefenen met ander gedrag. Je bent niet gewend dat je je je mails niet direct beantwoordt. Ben je misschien geneigd om toch te kijken? Geeft niks, steeds opnieuw proberen, tot het een gewoonte wordt.
- Omgeving: je informeert je collega’s dat je tijd nodig hebt om die offerte op te stellen, zodat zij hiermee rekening kunnen houden. Geef duidelijk aan hoelang je liever niet gestoord wordt. Meld je, zodra je weer volop beschikbaar bent.
Vergeet vooral niet om je collega’s te bedanken voor hun begrip en hulp! Wellicht heeft een van je collega’s ook eens behoefte aan rustige werktijd?
Je bent weer baas over je eigen resultaten
Houd grip op je werkproces door je eigen prioriteiten belangrijk te maken en die van anderen niet voor te laten gaan. Zo houd je focus en heb je voldoende tijd voor het afmaken van de offerte. Daarna kun je je met de andere taken bezighouden.
Fijn, want het betekent ook dat je ’s middags op tijd naar huis kunt, om de kinderen op te halen van de crèche.
Deze voorwaarden zijn niet moeilijk, maar vragen wel enige inspanning.
Soms is het lastig je omgeving mee te krijgen, zodat ze jouw voorwaarden accepteren. Je collega’s zijn immers ook gewend aan een bepaald patroon. Goed communiceren kan daarbij helpen.
Je hebt altijd meer invloed dan je denkt!
Met deze 4 voorwaarden gaan verbeteringen wel werken!
Meer weten over simpele oplossingen voor effectiever werken?
Wil jij meer grip op je werk, effectiever werken en kun je daar wel wat ondersteuning bij gebruiken? Master of Workflow is expert op dit gebied en helpt jou en je collega’s graag verder.
Bel voor meer informatie 050-7200470 of laat je gegevens achter, zodat wij jou kunnen bellen.
