Vergaderingen voorbereiden, dossiers up-to-date houden en afspraken maken met klanten: taken die jij als secretaresse voorheen voor je rekening nam. Tegenwoordig doen directieleden en managers steeds meer zelf. Zelfsturende teams worden in veel organisaties gemeengoed.
Hoe zorg je ervoor dat jij als secretaresse in een digitale werkomgeving van toegevoegde waarde blijft, ondanks al deze veranderingen op de werkvloer?
Secretariaat als zelfsturend team
Traditiegetrouw werkt het secretariaat vraaggestuurd. Tegenwoordig wordt van het secretaresses of support afdelingen verwacht steeds meer zelfsturend te zijn. Een zelfsturend secretariaat moet steeds vaker zelf de toegevoegde waarde voor de organisatie duidelijk maken. Wellicht krijg je al een budget waarmee je je eigen afdeling moet financieren en word je verantwoordelijk gehouden voor de prestaties van het team?
Waarde toevoegen of ‘weg bezuinigen’
Als het hogere management het idee krijgt dat jij en het team waarin jij werkt niet meer van toegevoegde waarde zijn, dreig je al snel te worden ‘weg bezuinigd’. De vergaderstukken zijn immers beschikbaar in de cloud, dossiers zijn altijd en overal digitaal toegankelijk en iedereen maakt zelf afspraken en beheert zijn eigen agenda.
En klaarblijkelijk ben je daardoor makkelijk te vervangen? Is het idee?! Kortom welke waarde heb je eigenlijk nog?
De rol van secretaresse herijken
De snel veranderende werkomgeving, de digitalisering, de flexibilisering en de steeds groter wordende rol van (social) media vragen om een herijking van de functie van secretaresse.
Niet alle taken van het secretariaat kunnen door de directieleden en managers worden overgenomen. Tenslotte behoren het slim uitvoeren van allerlei ondersteunende werkzaamheden en het soepel laten lopen van allerlei werkprocessen niet direct tot hun expertise, maar wel tot die van jou!
Afspraken maken met meerdere klanten, vergaderingen afstemmen, notuleren en het bijhouden en stroomlijnen van allerlei gegevens in de digitale systemen zijn taken die jij als secretaresse / office manager als geen ander kan. Inzicht in procesoptimalisering en het bijdragen aan het verbeteren van de interne organisatie in een flex-omgeving, vraagt ook van jou aanvullende vaardigheden.
Nieuwe verantwoordelijkheden secretaresse
Het is het goed na te denken over de schakel die je kunt zijn tussen de IT-afdeling en de directieleden, managers en professionals op de werkvloer. Jij weet als geen ander hoe verandering van werkprocessen inhakt op de gewoontes van professionals en waar ondersteuning nodig is om deze werkprocessen zo slim mogelijk in te richten.
Daarvoor moet je dus visie en vaardigheden ontwikkelen. Waarbij je de verantwoordelijkheid neemt om jouw professionals te instrueren in slim gebruik van nieuwe systemen of werkmethodieken. Waarmee je de nodige ondersteuning biedt om het werk makkelijker te maken.
Dat geeft stof tot nadenken over welke nieuwe skills en vaardigheden een secretaresse nodig heeft om van toegevoegde waarde te blijven voor de organisatie.
Wat doe je nog zelf, waarin moet zelf bijgespijkerd worden en wat moet je leren aan de professionals op de werkvloer? En als je ze iets moet leren, hoe doe je dat dan?
Relevant blijven
Hoe kun jij professionals helpen in een werkomgeving die steeds meer digitaal wordt?
Eigen jezelf een proactieve rol toe in veranderende processen.
Ondersteun de medewerkers die moeite hebben met alle veranderingen die de digitale werkomgeving met zich meebrengt. Help ze op weg in nieuwe werkprocessen. Inventariseer waar de eindgebruikers tegenaan lopen en zorg voor ondersteuning, voorlichting en hulp aan het bureau. En doe dat proactief!
Ontwikkelingen volgen en initiëren
Zorg dat je op de hoogte bent van interessante (digitale) ontwikkelingen.
Weet jij welke apps of updates het werk makkelijker maken? Weet jij hoe tablets bijdragen aan slimmer werken? Wil de organisatie overstappen naar nieuwe software? Maak duidelijk welke voordelen er aan veranderingen zitten en benadruk hoe deze ervoor zorgen dat het werk gemakkelijker wordt. En blijf ondertussen zelf bij!
Bijsturen in processen die vast (dreigen te) lopen
Als secretaresse heb je steeds vaker een regiefunctie. Jij weet immers welke impact een wijziging van processen gaat hebben op het dagelijkse werk. Jij weet ook hoe het slimmer kan en waar het effectiever moet. En jij kent je collega’s als geen ander, waardoor je weet waar extra ondersteuning nodig is.
Invloed op de wijze van digitaal samenwerken
Bemoei je met digitale archivering en digitale samenwerking.
Zorg dat je een stem hebt in het lean and mean (effectief en efficiënt) maken van deze processen en neem een proactieve houding aan waar het gaat om innovatie en het bijhouden van ontwikkelingen.
Communicatie in banen leiden
Signaleer communicatieproblemen tussen collega’s.
Je hebt daarin een signaalfunctie. Neem de rol van bemiddelaar op de werkvloer op je waar je invloed hebt. Breng zo mogelijk conflicterende partijen en behoeftes samen. Zo houd je processen en samenwerking werkbaar.
En blijf je als secretaresse in een digitale werkomgeving van waarde!
Uitdagingen voor de secretaresse van nu
Jouw rol in de organisatie zal blijvend veranderen. Je werkt steeds vaker mee aan projecten met wisselende prioriteiten en je hebt te maken met veel ad hoc werkzaamheden. En de e-mails blijven maar binnenstromen. Dat vraagt om nieuwe vaardigheden, wil jij de spin in het web zijn en blijven. Dat betekent ook dat je een voorbeeld functie hebt en je je eigen werkzaamheden slim moet organiseren. Zodat je tijd over houdt om bovenstaande taken op je te nemen.
Meer leren over slim werken als office manager?
Wil jij leren hoe je slimmer kan werken als secretaresse? Wil jij tijd vrij maken voor al die andere taken die jou als secretaresse een meerwaarde in de organisatie kunnen geven?
Via het Secretary Management Institute bieden we je een tweedaagse cursus ‘Digitaal organiseren & new timemanagement’ aan.
Tijdens de cursus krijg je onder andere zicht op digitale tools die je werk makkelijker kunnen maken, leer je om effectiever met je tijd om te gaan en krijg je inzicht in je eigen energielevel. Maar leer je ook hoe je je collega’s instrueert over nieuwe ontwikkelingen rondom de organisatie van werk en hoe je je rol als secretaresse in een veranderende omgeving in kunt blijven zetten voor de organisatie.
Het resultaat? Grip en overzicht en meer plezier in je werk en een toekomst in een prachtig vak!
Wil je meer informatie over de cursus? Dat kan rechtstreeks : Download het cursusprogramma hier.
Of bel voor meer informatie 050-7200470 of laat je gegevens achter, zodat wij jou kunnen bellen.
