Quickscan – Effectief werken met Sharepoint & MS Office 365

Quick scan Sharepoint of MS Office 365

Gebruik van Sharepoint vraagt om goede afstemming en instelling van gebruikersmogelijkheden vooraf.  Dan pas kan deze software bij  dragen aan effectievere werkprocessen.

Afstemming Instellingen en gebruikers

Praktische problemen bij gebruik van nieuwe software in allerlei processen en specifiek bij de inzet van MS office 365 en Sharepoint, kunnen veel tijd en ergernis kosten. Afstemming over wie toegang heeft tot documenten en wie niet en welke opties binnen Office 365 worden ingezet voor notuleren, delen, intranet en samenwerken vraagt tijd en helpt bij een effectieve invoering en gebruik.
Doordat de mogelijkheden uitgebreid zijn zien we nogal eens dat medewerkers en afdelingen daar elk een eigen draai aangeven, zonder afstemming onderling.

Met als gevolg: wanorde, beveiligingslekken, onbegrip maar vooral werkstress en tijdverlies….

Quickscan gebruik MS office365 of Sharepoint.

In die gevallen stellen we voor om in de organisatie eerst een Quickscan te laten doen door onze Partner ONZ365 expert in MS Office 365 en Sharepoint implementatie.

Jullie hebben Sharepoint al in gebruik, maar het levert nog veel communicatie problemen, afstemmingsproblemen en zijn de afspraken hoe het te gebruiken niet helder?

Bij de uitvoering van de quick scan Office 365  wordt er gescand op:

  • Visie op informatievoorziening
  • Proces
  • Mens
  • Techniek

Heeft uw organisatie nog geen MS Office of Sharepoint in gebruik, maar denkt u erover dit te implementeren? Ook dan is ONZ365 een betrouwbare partner. Zij passen de quickscan eenvoudig aan naar uw situatie en geven u een betrouwbaar advies, waarmee niet alleen de techniek maar ook de praktisch gebruik door uw medewerkers en de effecten ervan op de samenwerking in worden meegenomen.

Op deze onderdelen scant Onz365 het gebruik van Sharepoint / MS office 365 in uw organisatie.

Visie 

Wat is de reden van de aanschaf van Office 365 ( geweest)? En op welke wijze geeft de aanschaf invulling aan de ambities en doelstellingen die de organisatie heeft m.b.t. digitaal samenwerken? Is Office 365 daar het gezegende product voor?

Proces

Een onderzoek naar het beheer en het gebruik van de onderdelen van Office 365. Denk daarbij aan o.a. governance,(beheersbaarheid) conventies van naamgeving en/of werkinstructies. Maar ook in welke mate de gebruikers betrokken zijn bij de ontwikkeling en het gebruik van Office 365.

Mens

Voor het onderdeel Mens wordt onderzocht of en hoe de medewerkers gebruik maken van de mogelijkheden binnen Office 365. Hebben de medewerkers een juist en volledig beeld van mogelijkheden en onmogelijkheden?
Zijn de medewerkers goed en voldoende getraind? Op inhoud en proces?
Weten zij waarom Office 365 bij hun organisatie wordt ingezet?

Techniek

Wat is de huidige bandbreedte van het internet en de snelheid van het internet. Maar ook zaken als de wijze waarop technische ondersteuning wordt geboden m.b.t. Office 365 en of er zogeheten ‘Schaduwapplicaties’ in gebruik zijn. En de werkbaarheid op de huidige computers, laptops en tablets.

Een en ander wordt uitgewerkt in een schriftelijke rapportage.

Voor het uitvoeren van de quick scan hebben we ongeveer anderhalve dag nodig waarvan we één dag in de organisatie aanwezig zijn.

Investering waarmee je tijd bespaart en ergernis voorkomt.

De kosten van een quick scan Office 365 gaan voor de baat uit, maar leveren altijd  een geldbesparing op bij de uitrol van Office 365 in uw organisatie.Het voorkomt tijd en ergernis.
Mocht u Onz365 inhuren voor een vervolgtraject naar aanleiding van de bevindingen in de Quickscan, dan verrekenen we de kosten met de eerste factuur van het vervolgtraject.