Weg met de stapels!

Je kent ze vast wel. Collega’s met stapels. Stapels op hun bureau en stapels op de vensterbank.
De echte die-hards hebben zelfs stapels op de grond. Misschien heb je ze zelf wel (eens)?

En dan hebben we het nog niet over inhoud van document mappen in menig computer.
Grote bestanden in mappen, submappen en submappen van submappen.
Minder direct zichtbaar maar met hetzelfde effect.
Let op mijn woorden: Digitale stapels worden het probleem van de komende 10 jaar.

De verborgen waarde van stapels

Stapels vertellen een verhaal. Letterlijk. In mijn vak is het zaak er achter te komen wat de waarde is voor degene die de stapels in stand houdt. En wat de last is voor degene die de stapels als storend ervaart. Dan pas heeft opruimen en herinrichten zin.

Zoals voor de dame die 14 jaar werk in een keurig georganiseerde dossierkast had staan en deze weigerde op te ruimen. De hele organisatie moest in een gedwongen opruimsessie  terug naar 1 meter plank per persoon. Maar haar dossierkast, keurig geordend trouwens,  vertegenwoordigden haar hele carrière. Om dit zomaar weg te gooien deed pijn.

Of voor de man die het idee had dat hij macht zou verliezen in de organisatie als hij zich niet met alle dossiers bemoeide. Die stapels zorgden voor zijn aanzien. Ze riepen hem toe: ‘ Je doet er toe, kijk eens hoe nodig je bent in dit bedrijf.’

Het negatieve effect van stapels

Stapels leiden onbewust af. Niet alleen doordat je ze in het zicht hebt en je ogen er onbewust naar toegetrokken worden. Maar ook doordat ze vaak verborgen taken bevatten. Taken die nog niet helder zijn, en het op deze manier ook nooit zullen worden.

Taken die je het liefst vergeet of die te moeilijk zijn. Of waar je onzeker over bent en die je nog maar even op de stapel hebt gelegd, totdat je genoeg moed hebt verzameld om er aan te werken.

Taken zonder status, die ookal blijven ze een jaar liggen, nergens toe zullen leiden en nooit gemist worden.
Maar ondertussen blijft de onrust onbewust rondzingen in het hoofd van de eigenaar.

Stapels papier bevatten vaak nog taken.

Medewerkers hebben vaak – in hun ogen- een goede reden voor stapels.

Uit onderzoek blijkt dat stapels op een bureau, ongewenste effecten oplevert bij collega’s.

Die zien het als een motivatie om extra werk toe te voegen aan de stapels, onder het mom – dan ben ik er van af. En  vooral als het om lastige klussen gaat.

Of ze vragen zich af hoe competent jij eigenlijk bent. Vergeet je geen dingen? Maak je je werk wel tijdig af? Hoe chaotisch ben jij? Kunnen ze er wel op vertrouwen dat hetgeen zij aan je vragen goed  wordt uitgevoerd?

Dit maakt een opruimactie ingewikkeld.

Uit onze begeleiding van medewerkers, blijkt dat stapels vaak door een complex samenspel van allerlei oorzaken zijn ontstaan. Behoefte aan autonomie, perfectionisme, trauma, gebrekkige uitvoerings- vaardigheden, gebrek aan kennis, non-assertiviteit of gewoonweg het niet functioneren van allerlei organisatorische systemen en afspraken in de organisatie.

Stapels zijn dus een symptoom. En door het laten verdwijnen van het symptoom verdwijnt de onderliggende oorzaak vaak niet. Waardoor hetzelfde gedrag ten lange leste weer dezelfde of nog hogere stapels oplevert.

Als professional organizer zijn we opgeleid om de inzichten in deze complexe materie voor medewerkers helder te krijgen. Om oorzaken te herkennen en te ontwarren. Belemmeringen uit de weg te ruimen die stapels veroorzaken.

Wanneer ze eenmaal ontrafeld zijn, blijkt opruimen ineens helemaal niet zo ingewikkeld te zijn. Het benoemen van de belemmeringen en de waarde ervan voor de medewerker heeft al menige stapel doen verdwijnen!