De Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers, de NBPO, heeft me gevraagd tijdens de landelijke vergaderingop 8 april, iets te vertellen over mijn klantervaringen rondom digitaal archiveren en systemen.
Regelmatig word ik gebeld door organisaties die mij vragen bepaalde medewerkers extra ondersteuning te bieden bij de organisatie van hun werk. Omdat overzicht ontbreekt of door te hoge werkdruk of veranderingen die nog niet goed zijn geïmplementeerd in de dagelijkse routines.
Op het moment van verschijnen van dit bericht, sta ik in een zaal in Amsterdam te vertellen over de ervaringen van mw. Jansen.
Mw. Jansen had problemen met het digitaal archiveren en terugvinden van documenten, gaf haar leidinggevende aan. Ze wilde er graag wat hulp bij.
Je mag een gegeven iPad niet in de kast laten liggen
In de organisatie van mw. Jansen is kortgeleden de iPad ingevoerd voor mobiel werken. Iedere medewerker kreeg een iPad, een twee uur durende iPad training van de leverancier, en nog wat uitleg van de ICT afdeling over opladen en mailgebruik. Daarna werden medewerkers geacht de iPad te gaan gebruiken voor het mobiel werken in de Cloud.
Mw. Jansen had de training samen met haar collega’s met belangstelling gevolgd. Ondanks dat ze in haar werk als receptioniste niet veel gebruik maakt van mobiele apparatuur leek het haar wel handig.
Daarbij zou de organisatie een week later volledig over gaan op digitaal vergaderen.
Vanaf dat moment werd iedereen geacht de vergaderstukken voor vergaderingen zelf uit de Cloud te halen. Men had nu immers een goede training gehad?!
In de laatste vergadering bleek dat Mw Jansen de vergaderstukken niet gevonden had en daardoor de vergadering niet had voorbereid. Het had haar leidinggevende een reden gegeven te mopperen dat iedereen wel met de iPad moest gaan werken!
Men moest wel met de tijd meegaan!
Het gevaar van enthousiaste experts
In ons gesprek over de “moeite” die Mw. Jansen had met het archiveren van documenten bleek dat het echte probleem zat in ontbrekende kennis van iPad in het gebruik.
“Astrid, ik heb heus wel opgelet bij de training, maar het ging zo snel en de man die de training gaf had zoveel termen die ik niet begreep, ik kon het niet goed volgen.
We kregen geen documentatie zodat ik het thuis nog even na kon lezen. Ik heb samen met mijn collega nog geoefend, maar ik begrijp het gewoon nog niet allemaal.
Ik snap ook niet zo goed, waarom ik de agenda niet gewoon toegestuurd krijg. Want ik begrijp echt niet hoe en waar ik die moet zoeken in dat ding. Ik snap dat Cloud gedoe trouwens ook niet en ben bang dat ik de verkeerde dingen doe.
Kennis maakt macht, vaardigheden maken het krachtiger
Geen wonder. Mw. Jansen had voorheen nog nooit een tablet in haar handen gehad.
Het was dan ook, alsof Mw. Jansen in twee uur moest leren autorijden zonder ooit een auto van binnen te hebben gezien. Ik vroeg me af, of er niet meer collega’s waren met dit probleem.
Regelmatig kom ik dit soort situaties tegen. Mij wordt gevraagd een medewerker te begeleiden omdat deze het overzicht over zijn werk wil verbeteren of niet gemotiveerd lijkt veranderingen in te zetten.
Mijn ervaring is dat het heel vaak niet in de motivatie zit.
Veel vaker is het gebrek aan training, ontbrekende kennis, gebrek aan documentatie, tijdgebrek om te oefenen of voor intercollegiale hulp.
Met mw. Jansen en haar iPad gebruik is het overigens goed gekomen. En zoals ik al verwachtte Mw. Jansen bleek niet de enige!
Ook een vijftiental van haar collega’s, die het spoor bijster waren, hebben nog drie korte basistrainingen met daartussen oefentijd gevolgd.
Ze hebben daarin niet alleen geleerd hoe de basisknopjes van de iPad functioneren en wat Cloud computing is, maar ook hoe je collega’s in zet als je iets niet weet, hoe je oefent en welke slimme apps je wel gebruikt. En welke je vooral links moet laten liggen!
Hoe vergaderen best makkelijk is, maar ook wat je niet goed kunt met de iPad!
De combinatie van kennis, motivatie en tijd om vaardigheden te oefenen leidde naar effectief gebruik van de iPad en tevreden, competente medewerkers.
En van die laatste moet je het tenslotte hebben als organisatie.
